QUẢN LÝ LƯU TRỮ VÀ BẢO QUẢN HỒ SƠ

1. Để lưu trữ một cách khoa học các loại hồ sơ hoạt động khoa học, đảm bảo thuận tiện khi lưu trữ, sử dụng và tránh nhầm lẫn, mất mát hoặc hư hỏng do tác động của môi trường, Hồ sơ đề tài NCKH được lưu giữ bằng 02 hình thức: lưu giữ bằng văn bản và bằng file điện tử trong máy tính của Khoa. Các loại tài liệu, hồ sơ lưu giữ đều được đánh mã số để tiện lưu trữ và quản lý.

2. Việc lưu trữ, bảo quản các loại hồ sơ chất lượng, hình thức trình bày, phương pháp lưu, thời gian lưu, quyền hạn sử dụng hoặc hình thức huỷ theo quy định.

3. Sử dụng Chỉ những người có trách nhiệm xử lý những công việc liên quan mới được phép sử dụng các hồ sơ quản lý các đề tài khoa học (Trưởng khoa, Phó trưởng khoa, GV Phụ trách NCKH, chuyên viên trực tiếp phụ trách). Sau khi dùng, người sử dụng có trách nhiệm báo cho chuyên viên trực tiếp phụ trách biết và trả hồ sơ vào đúng vị trí lưu trữ. Các cá nhân hoặc các đơn vị khác muốn mượn hồ sơ phải được sự đồng ý của lãnh đạo Khoa, chuyên viên trực tiếp phụ trách cho mượn phải ghi vào sổ theo biểu mẫu và trả ghi theo biểu mẫu (…).

4. Huỷ hồ sơ Hết thời hạn sử dụng, các loại hồ sơ chất lượng được hủy theo đúng quy định. Hồ sơ chất lượng của mỗi quy trình… Đối với những loại hồ sơ cần bảo mật phải do những người có trách nhiệm huỷ theo phương pháp cần thiết

5. Hồ sơ